تنشيط الاجتماعات
1-
الإشكالية :
v بعد أي اجتماع
قد تسمع التالي:
v كان يمكن الاّ
أشارك في الاجتماع !
v لم يكن في الاجتماع أيّ شيء يخصني !
v لا أرى مبرراً
لعقد هذا الاجتماع !
v ما استغرق ثلاث
ساعات كان ممكنا أن يستغرق ساعة
واحدة !
2 - تعريف
الاجتماع.
هو تبادل للمعلومات و الأفكار بين شخصين أو أكثر لهم
أدوار فاعلة و ذلك لتحقيق أهداف محددة.
3- أهمية الاجتماع:
1)
تقدم
معلومات مهمة للقائمين
بالأعمال.
2)
تعطي
الفرصة لهؤلاء الأشخاص
للتعبير عن آرائهم.
3)
يمكن
من خلالها استكشاف
وتقييم الأفكار ومعرفة
الخبرات.
4)
يتم الوصول
إلى اتفاق اجماعي.
5)
مكان جيد
للتدريب والتعليم .
6)
تمنح الادارة
فرصة ذهبية لتشكيل
فرق العمل .
7)
القرارات المتخذة
من خلال الاجتماعات
أكثر شرعية من
الفردية
8)
الاجتماع يخلق
جواً من الالتزام
بحيث يأخذ كل
فرد على عاتقه
مهمة تنفيذ مااتفق
عليه .
9)
الاجتماعات الفعّالة
تقلل من الأعمال
الورقية وتقفز على
الروتين.
4- أنواع الاجتماعات:
أ – الاعلامية :
×
حضور
كبير .
×
توصيل
أخبار ومعلومات .
×
ليس
هناك أسئلة(ماعدا للتوضيح
منها ).
ب – المناقشة:
×
تبادل
الأراء والاقتراحات .
×
لا يصدر
قرار ولا خطة عمل .
×
تشجيع
الجميع للنقاش .
×
توفير
مناخ تعاوني.
جـ – حل
المشاكل:
×
تقتصر على أفراد معينين لديهم معلومات.
×
تقديم
اكثر من بديل في
القرارات .
د – متابعة
الأداء:
×
متابعة
تنفيذ الخطة من
خلال البرامج.
×
تركز
على الالتزام بالوقت
والجودة في الأداء
.
×
اجتماعاتها دورية
أسبوعياً أو شهرياً.
هـ – التخطيط
والتقويم:
×
اجتماعاتها فصلياً
أو سنوياً .
×
وضع أهداف
جديدة وتصحيح الانحراف
و – تكوين :
ي- تنسيقية
:
لا- شرح نص :
5-مراحل عقد الإجتماع : 80% من نجاح الإجتماع يحدد قبل إنعقاده.
1. ما قبل الإجتماع :
-
موضوع الإجتماع
-
ضبط جدول الأعمال
-
تحديد الفئة
المعنية
-
تحديد المكان و
الزمان
-
تحضير الوسائل
-
تحديد بديل مناسب
2.
أثناء الإجتماع :
-
تموقع المشاركين (
رؤية جميع المشاركين)
-
كلمة ترحيبية
-
التعارف
-
شرح جدول الأعمال
-
تعيين مقرر (كاتب)
-
سيرورة الإجتماع
-
تلاوة التقرير و
المصادقة عليه
3. ما بعد الإجتماع :
-
التنفيذ.
-
المتابعة
-
التقييم
·
ملحوظة : من الأفضل أن لا تزيد مدة الاجتماعات
عن ساعة ونصف .
6- دور المنشط : التيسير Facilitateur »
1)
الالتزام بجدول
الاعمال .
2)
ابدأ في
الوقت المحدد .
3)
قسم وجزئ الوقت
حسب بنود جدول الاعمال.
4)
رتب الأولويات .
5)
راقب انعدام
الانتباه والتركيز .
6)
تفاعل مع ما
يقوله المشاركون .
7)
استغل خبرات
المشاركين .
8)
حاول الدمج
بين وجهات النظر
المختلفة .
9)
لا تعرض اقتراحاتك
كأنها حلول نهائية
ولها أفضلية في التنفيذ.
10) اشكر واثني على
الفكرة والعمل الجيد
11) التعامل مع الجميع
بمعيار واحد .
12) شجّع الجميع على الاشتراك
في النقاش وطرح
وجهات نظرهم .
13) انهي الاجتماع أو أجله إذا رأيت
أنه الأنسب .
14) استخدم الربع الساعة
الأخيرة كالأولى .
15) لخصّ ما خرجت به من
نتائج ودوّن وسجّل
المهم منها .
16) لا تصادر الأفكار
غير التقليدية (الابداعية).
17) اعادة الحيوية والنشاط
للاجتماعات .
18) كسر الروتين والرتابة
والقضاء على السآمة
والملل .
19) التجديد والابداع في
العرض والاسلوب والوسائل.
7-09- كيف تتعامل
مع بعض الحالات الخاصة:
1)
المتأخر عن
الحضور .
2)
الصامت .
3)
المهاجم ( العدواني ) .
4)
كثير الكلام
( الثرثار) .
5)
المحادثات الجانبية
(رنة النقال ).
6)
كثير النقد
والمعارضة .
7)
كثير المزاح
( الفكاهي ) .
8)
شارد الذهن